MAKALAH ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

A.   Pengertian Administrasi Pendidikan

           Drs.M.Ngalim Purwanto Administrasi Pendidikan ialah segenap proses pengarahan dan penintegrasian segala sesuatu baik personal, spiritual dan material yang bdersangkut paut dengan tercapainya tujuan pendidikan.

           Depdiknas RI Administrasi pendidikan adalah suatu proses kseleruhan kegiatan bersama dalam dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoorcdinasiaan, pengawasan, pembiyaan dan pelaporan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersdia, baik oersonal, material maupun sepritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efesien dan efektif.

           Sedangkan menurut pendapat para ahli yang lainnya Adminitrasi pendidikan adalah suatu cara bekerja dengan orang –orang dalam rangka usaha mencapai tujuan pendidikan yang efektif, yang berarti mendatangkan hasil yang baik dan tepat, sesuai dengan tujuan pendidikan yang telah ditentukan.atau administrasi pendidikan adalah semua kegiatan sekolah yang meliputi usaha-usaha besar seperti perumusan polis,pengarahan usaha, koordinasi,konsultasi, korespondensi,control dan seterusnya, sampai kepada usaha-usaha kecil dan sederhana seperti menjaga sekolah, menyapu halaman dan lain sebagainya .

           Dengan beberapa pengertian tersebut di atas, mka perlu ditegaskan disini sebagai berikut;

a.       Bahwa seluruh administrasi pendidikan itu merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan.

b.      Bahwa administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.

c.       Bahwa administrasi pendidikan itu bukan hanya sekedar kegiatan tata usaha seperti dilakukan di kantor-kantor, inspeksi pendidikan lainnya

B.    Sekolah Sebagai Sistem Sosial

Sekolah merupakan sebuah sistem sosial yang unik dengan berbagai budaya individu yang berbeda menyatu ke dalam satu sistem sekolah. Oleh karena itu, sekolah tidak bisa lepas dari kepercayaan dan nilai-nilai dari masyarakat sekitarnya. Persimpangan terbuka antara sebuah sekolah dan lingkungan eksternal, nilai-nilai komunitas dan keyakinan berdampak pada bagaimana budaya sekolah berkembang. Sistem penggabungan budaya sistem sosial sangat penting, karena mempengaruhi berbagai reaksi, kegiatan, dan perilaku.

Sekolah terdiri dari orang-orang yang memiliki hubungan satu sama lain. Setiap orang yang berada di sekolah memiliki peran yang harus dijalankan supaya sistem interksi tersebut tetap terjaga. Peran yang dapat diidentifikasi di sekolah adalah guru, siswa, kepala sekolah, staf TU, laboran, pustakawan, penjaga sekolah, satpam sekolah.

Pendidikan tidak dapat dipisahkan dari sistem sosial, karena ia merupakan produk yang lahir dan tumbuh dalam masyarakat pembangunannya. Pendidikan merupakan gambaran kemajuan dari suatu masyarakat. Pendidikan yang maju, hanya hidup dan dimiliki oleh masyarakat yang berpikiran maju, dan hanya masyarakat yang berpikiran maju yang menghargai pendidikan. Pendidikan dan masyarakat merupakan satu kesatuan yang saling menetukan status.

Sebagai sistem sosial, sekolah merupakan akumulasi dari komponen – komponen sosial integral yang saling berinteraksi dan memiliki kiprah yang bergantung antara satu sama lain.

Sekolah mempunyai dua aspek penting yaitu aspek individu dan aspek sosial. Di satu pihak, pendidikan sekolah bertugas mempengaruhi dan menciptakan kondisi yang memungkinkan perkembangan secara optimal. Sekolah sebagai pendidikan formal dituntut untuk dapat merekam segala fenomena yang terjadi di masyarakat. Selanjutnya sekolah memberikan informasi dan penjelasan kepada peserta didik terhadap ontologis suatu peristiwa.

Gunawan dalam Muhyi Batubara mengatakan, manusia sebagai pribadi tidak dapat hidup dan menghayati eksistensinya secara wajar kecuali hidup bersama dengan sesamanya. Mereka satu sama lain saling membutuhkan, sebab pada hakekatnya manusia adalah mahluk sosial (Gunawan, 2004).

Masyarakat terbangun dari individu – individu yang saling berinteraksi. Hubungan interaksi antara individu melahirkan berbagai aktivitas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, salah satu diantaranya adalah kebutuhan akan pendidikan.

Selama ini dirasakan adanya kesenjangan antara pengalaman sekolah dengan yang ada di masyarakat. Kesenjangan ini merupakan tantangan bagi sekolah sebagai lembaga pendidikan foramal, sejauh mana sekolah merespon tantangan kesenjangan ini, adalah merupakan standar kualitas suatu lembaga pendidikan. Ada dua cara dalam menentukan kualitas sekolah.

1.            Sejauh mana sekolah dapat memenuhi kebutuhan pasar dan tuntutan masyarakat.

2.            Standar formal berupa undang-udang, yaitu UU no 19 tahun 2003 tentang peningkatan mutu pendidikan nasional

Menurut Ibrahim sebagaimana dikutip oleh Muhyi Batubara bahwa ukuran keberhasilan pendidikan adalah:

a.       Perlu menyadari bahwa proses pendidikan itu memerlukan tenggang waktu (load time) yang cukup lama

b.      Dalam proses pendidikan itu berlaku prinsip irrevisibility, dimana terhadap setiap kesalahan dalam perencanaan dan pelaksanaan yang kita lakukan tidak dapat kita ulangi kembali.

c.       Tantangan yang kita hadapi di masa depan cenderung berkembang semakin kompleks dengan ditandai semakin cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin terbuka.

d.      Kita dituntut untuk pandai menyusun perencanaan pembangunan pendidikan secara akurat, sehingga mempu mengantisipasi tantangan dan permasalahan yang terjadi di masa yang akan datang.

C.     Sekolah dan Lingkungan Eksternalnya

Sekolah merupakan tempat siswa dapat belajar. Pada definisi tersebut terdapat frase dapat belajar karena tidak tiap siswa yang berada di sekolah dapat belajar. Dalam arti belajar dengan atau tanpa bimbingan guru. Sekolah yang efektif adalah yang memiliki kepala sekolah dan guru yang dapat memfasilitasi siswa belajar.

Sekolah yang mampu menciptakan suasana belajar dan mengelola proses belajar sehingga mencapai target yang diharapkan. Sekolah efektif adalah sekolah yang mampu merencanakan indikator mutu dengan target yang realistis, sekolah yang mampu mengontrol atau lebih tinggi lagi menjamin bahwa apa yang direncanakannya dapat diwujudkan secara nyata.

Sekolah efektif adalah sekolah yang mampu meningkatkan penguasaan ilmu dan keterampilan guru agar dapat membantu siswa belajar bagaimana seharusnya belajar. Meningkatkan kemampuan guru mengembangkan kemandirian siswa belajar, melakukan eksplorasi-elaborasi-dan konfirmasi dalam penguasaan informasi, menerapkan pengetahuan dalam berbagai produk belajar yang nyata dapat ditunjukkan dalam bentuk lisan, gerak, maupun tulisan.

Sekolah yang efektif mampu membangkitkan semangat guru dan siswa untuk berkolaborasi pada lingkungan internal maupun global dengan memanfaatkan seluruh sumber daya yang tersedia. Salah satu tanda sekolah efektif adalah merayakan pencapaian mutu dengan memberikan penghargaan kepada siswa atau pihak sekolah yang bersangkutan. Kecerdasan sekolah dikembangkan dengan dilandasi kemampuan berpikir pada sistem terbuka. Kota kita adalah ruang belajar siswa, atap kota kita adalah langit cyber.

Dalam sistem kelembagaan modern dikenal istilah organisasi virtual. Tak perlu punya apa-apa, namun yang paling penting dapat menggunakan apa-apa. Contoh organisasi virtual yang popular adalah semacam biro perjalanan. Lembaga itu tidak punya bus, kereta api, kapal pesiar, hotel, restoran, juga pesawat terbang. Biro perjalanan itu hanya memiliki kompetensi untuk membangun jaringan yang dapat mengintegrasikan seluruh potensi yang dimiliki orang lain untuk kepuasan pelanggannya dan sebuah ruang kecil sewaan yang diintegrasikan pada jaringan internet.

Dalam sistem sekolah kita sangat paham dengan ruang belajar atau kelas. Dalam konsep modern, kelas disebut small classrooom, dindingnya dapat dinaikan dengan jaringan internet sehingga menjadi world classroom. Di tengahnya ada istilah giant classroom atau kelas besar kalau bukan kelas raksasa. Istilah yang terakhir khawatir diasosiasikan sebagai tempat para raksasa belajar.

Giant classroom adalah sistem di mana sekolah mengintegrasikan seluruh komponen sistem pendukung yang ada di lingkungan sekolah, bisa dalam satu kota menjadi bagian dari sistem kelas yang terbuka. Guru tidak membatasi pikirannya dengan asumsi bahwa kelas hanya sebatas dinding. Dalam kegiatan belajar siswa dapat diintegrasikan pada lingkungan secara dinamis, moving, dengan memanfaatkan seluruh potensi yang ada melalui peningkatan mutu pelayanan belajar dengan sistem terbuka. “Tak perlu punya, yang penting dapat menggunakannya”. Konsep ini telah banyak digunakan oleh guru olah raga, meminjam lapangan sepak bola ke pihak ketiga, menggunakan jalan raya untuk berlari atau menggunakan bukit untuk senam. Namun demikian model pengembangan sistem pembelajaran biasanya tidak berbeda dengan guru lain yang menggunakan pendekatan sistem tertutup, dimana sekolah berarti masuk pada lingkungan kecil dengan luas yang terbatas.

Sekolah yang efektif pada saat ini menunjukkan indikator kinerja yang dapat memberdayakan lingkungan internal dan eksternalnya secara optimal. Konsep ini digariskan secara tegas pada sistem manajemen strategik. Analisis yang mendukung adalah model analisis SWOT yang menempatkan sekolah dalam peta keterkaitannya pada lingkungan dalam dan luar sekolah.

Berdasarkan pengamatan dalam melakukan pembinaan terhadap sekolah, dapat disimpulkan bahwa ada dua masalah utama yang menghambat sekolah dalam meningkatkan kinerjanya untuk memanfaatkan sumber daya internal dan eksternal secara optimal untuk meningkatkan kinerja belajar siswa.

Pertama, dalam sistem perencanaan sekolah, orientasi program lebih fokus pada sumber daya internal. Bahkan pada beberapa sekolah ternyata memperlihatkan program peningkatan mutu sarana yang lebih fokus pada pengadaan, pembangunan, dan pemanfaatan yang ada di sekolah. Hal ini sangat erat kaitannya dengan bagaimana sekolah mempersepsi-kan sumber daya yang melekat pada kebiasaan berpikir bahwa kita lebih mudah dan lebih tenang jika kita menggunakan milik sendiri. Model berpikir dengan sistem terbuka masih sulit untuk dikembangkan.

Kedua, pada beberapa sekolah sekolah papan tengah ke bawah selalu mempersepsikan bahwa siswanya kurang berpotensi. Akibat dari persepsi pendidik bahwa kecerdasan siswanya lebih rendah daripada siswa di sekolah favorit. Asumsi seperti ini menyebabkan guru maupun pengelola sekolah menetapkan target mutu yang rendah.

Pada kasus di beberapa sekolah menunjukkan bahwa keberanian untuk menetapkan target pembinaan siswa menjadi juara dalam ujian nasional maupun lomba cenderung lebih rendah karena setting pikirannya selalu dilandasi dengan persepsi siswanya berkompetensi rendah. Sebaliknya pada sekolah-sekolah papan atas selalu memandang siswanya memiliki kemampuan lebih. Dampak persepsi ini tampak dalam penentuan strategi pembinaan siswa yang menjadi sangat berbeda. Di sekolah seperti ini siswa mendapat kepercayaan dan dukungan keyakinan bahwa mereka dapat menjadi yang terbaik sementara di sekolah papan bawah mereka mendapatkan pemakluman sejak awal kalau mereka hanya akan jadi pecundang.

Fenomena ini menunjukkan betapa pentingnya persepsi positif bagi seluruh warga sekolah dalam memandang seluruh sumber daya yang melekat pada SDM serta saran dan prasarana sekolah. Keterbatasan dalam kepemilikan bukanlah suatu penghalang karena dapat diatasi dengan pengorganisasian secara virtual. Optimisme sangat diperlukan dalam mengembangkan keyakinan bahwa mereka bisa meraih prestasi dengan belajar dan berjuang keras.

D.    Birokrasi di sekolah

1.      Pengertian Birokrasi

BIROKRASI, berasal dari kata BUREAUCRACY (bahasa inggris bureau+cracy), diartikan sebagai suatu organisasi yang memiliki rantai komando dengan bentuk piramida, dimana lebih banyak orang berada ditingkat bawah daripada tingkat atas, biasanya ditemui pada instansi yang sifatnya administrative maupun militer.

2.      Berbagai definisi birokrat

Dalam kamus bahasa Indonesia, birokrasi didefinisikan sebagai:

a)      Sistem pemerintah yang dijalankan oleh pegawai pemerintah karena telah berpegang pada hirarki dan jenjang jabatan

b)      Cara bekerja atau susunan pekerjaan yang lamban, serta menurut tata aturan (adat dan sebagainya) yang banyak liku-likunya dan sebagainya

c)      Pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai yang tidak dipilih oleh rakyat

d)     Cara pemerintahan yang dikuasai oleh pegawai negeri.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa birokrasi selalu identik dengan pegawai negeri yang kerjannya lamban, bertele-tele dan berliku-liku dalam memberikan layanan.

Dalam dunia pendidikan,  sebuah organisasi sangat diperlukan dalam rangka memperlancar fungsi dan proses pendidikan. Dalam menjalankan fungsi organisasi pendidikan tidaklah dapat dipisahkan dengan birokrasi. Pada dasarnya, birokrasi ini hakikatnya adalahsalah satu perangkat yang fungsinya untuk memudahkan pelayanan public. Birokrasi digunakan untuk dapat membantu mempermudah dalam memberikan pelayanan pendidikan yang pasti akan mempengaruhi dalam upaya peningkatan mutu pendidikan.

Namun terdapat gejala atau fakta yang menunjukkan bahwa birokrasi tidak mampu memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan pendidikan. Hal ini dapat dilihat dari fakta-fakta berikut;

1.            Adanya keterlambatan dalam mensosialisasikan tentang perubahan kurikulum;

2.            Menurut laporan banyak pungutan liar pada instutusi pendidikanyang bermula dari birokrasi yang salah;

3.            Penyelenggaraan pendidikan dilakukan secara birokratik sentralistik;

4.            Pembayaran tunjangan guru yang lamban dikarenakan rumitnya birokrasi;

5.            Keterlambatan penerbitan ijazah SD s/d SLTA disinyalir karena birokrasi yang lamban;

6.            Menurut penelitian ditemukan bahwa birokrasi pendidikan ternyata mengidap patologis yang tingkat keparahannya cukup memprihatinkan.paling tidak dalam penelitian tersebut ditemukan empat jenis:

a.       Rigiditas pelayanan

b.      Pungutan birokrasi

c.       Formalitas aktivitas birokrasi, dan

d.      Sikap instruktif aparat.

7.            Mentalitas birokrasi yang dilumuri KKN rupanya masih melekat dimatapublik setiap kali berhadapan dengan aparatur pemerintah dan cara kerja mereka yang lambatdan berbelit-belit serta berbiaya yang tinggi. Anggapan negatif menemukan aktualisasinya pada keefektifan dan ketidakefisienan mereka dalam melayani masyarakat

E.     Profesionalitas di sekolah

Profesionalitas berasal dari bahasa Inggris, yaitu professional  yang berarti ahli. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, profesionalitas berarti kemampuan untuk bertindak secara profesional.

Jadi profesionalitas di sekolah berarti suatu bidang pekerjaan yang ada disekolah yang dilandasi pada keahlian sehingga segala kegiatan yang telah diatur dapat terlaksana dengan baik dengan apa yang telah diharapkan.

Di dalam suatu sekolah hanya terdapat kegiatan-kegiatan, baik yang bersifat materi, personal, perencanaan, kerjasama, kepemimpinan, kurikulum dan sebagainya sehingga menciptakan suasana yang memungkinkan terselenggaranya kondisi-kondisi belajar mengajar yang baik sehingga tercipta tujuan pendidikan.

Untuk menciptakan pekerjaan yang demikian kompleks dan banyak, maka diperlukan orang-orang yang ahli atau profesional serta mempunyai pengetahuan yang luas terhadap pelaksanaan dan tujuan sekolah. Dan untuk melaksanakan rencana atau program yang telah direncanakan dengan baik, maka dituntut akan adanya keahlian atau profesional dalam organisasi dan oordinasi yang baik dan teratur, serta adanya komunikasi yang lancar dan jelas, pengawasan yang konsekuen dan adanya penilaian atau evaluasi untuk menilai mana yang telah berhasil dan dapat berjalan lancar dan hal manasaja yang mengalami kesukaran yang perlu diperbaiki.

Tugas-tugas yang harus dilakukan

1.      Membuat perencanaan

Salah satu fungsi utama dan pertama yang menjadi tanggung jawab seorang yang profesional adalah membuat atau menyusun perencanaan. Perencanaan merupakan hal yang mutlak bagi setiap organisasi atau lembaga dan bagi setiap kegiatan yang akan dijalankan, baik itu dilakukan oleh perorangan atau pun dilakukan perkelompok.

Tanpa ada perencanaan yang matang, maka dalam pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan akan mengalami kesulitan dan bahkan yang lebih buruk lagia adalah terjadinya kegagalan.

2.      Menyusun organisasi

Organisasi merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang penting disamping perencanaan. Disamping sebagai alat, organisasi dipandang pula sebagai wadah yang merupakan tempat dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.

Dan jika dipandang sebagai proses, maka organsasi merupakan suatu kegiatan-kagiatan atau menyusun dan menetapkan hubungan-hubungan kerja antarpersonel.

3.      Kordinator

Kegunaan dari adanya koordinator ini ialah supaya dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat antarppersone yang ada di sekolah. Maka dari itu dengan adanya pengkoordinasi yang baik maka akan memungkinkan semua bagian dapat saling bekerjasama atau saling membantu kerah yang telah ditentukan agar tercapai apa yang telah direncanakan.

Syarat-syarat untuk menjadi profesional di sekolah:

a.       Mampu memahami pengertian dari administrasi dan supervisi pendidikan. Hal ini merupakan hal yang mesti diketahui lebih dulu, sebelum seseorang melaksanakan tugasnya. Setelah itu, mampu memahami dari tujuan dan ruang lingkup dalam administrasi pendidikan.

b.      Mampu memahami fungsi-fungsi pokok dalam administrasi pendidikan di sekolah. Fungsi-fungsi pokok tersebut saling bertalian antara satu dengan yang lainnya yang meliputi perencanaan, koordinasi, pengawasan atau supervisi serta penilaian dari proses di dalam melaksanakan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan bersama.

c.       Mampu memahami aspek dan dinamika administrasi pendidikan.

d.      Setelah mampu memahami pengertian dan superisi serta memahami tujuan serta ruang lingkupnya, dan memahami fungsi, aspek dan dinamika di dalam administrasi, maka seorang yang profesional akan mampu terampil menerapkannya dalam administrasi pendidikan disekolah.

Sifat-sifat yang harus dipenuhi untuk menjadi professional

Untuk menjadi profesional diperlukan adanya syarat-syarat tertentu. Dan syarat-syarat tersebut yang harus dimiliki, menurut Prof. Dr. A. Abdurrahman yaitu:

a.       Adil

b.      Suka melindungi

c.       Penuh inisiatif

d.      Mempunyai kepercayaan diri yang kuat.

F.     Pengertian Motivasi

Motivasi sangat penting dalam meningkatkan kinerja seseorang, karena kinerja seseorang tergantung dari motivasi, kemampuan, dan lingkungannya. Motivasi seseorang ditentukan oleh intensitas motifnya. Dalam hal memotivasi bawahan, seorang manajer berhadapan dengan dua hal yang mempengaruhi orang dalam bekerja, yaitu kemampuan dan kemauan. Kemauan dapat diatasi dengan pemberian motivasi, sedangkan kemampuan dapat diatasi dengan mengadakan diklat. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa kinerja manusia yang tampak dipengaruhi oleh fungsi motivasi dan kemampuannya.

Motivasi adalah upaya membangkitkan keinginan seseorang atau kelompok sehingga ia atau mereka melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang dikehendaki untuk memcapai tujuan yang telah ditetapkan.

Peran Motivasi dalam Administrasi di Sekolah

Sejalan dengan pergeseran makna pembelajaran dari pembelajaran yang berorientasi kepada guru (teacher oriented) ke pembelajaran yang berorientasi kepada siswa (student oriented), maka peran guru dalam proses pembelajaran pun mengalami pergeseran, salah satunya adalah penguatan peran guru sebagai motivator.

Dalam perspektif manajemen maupun psikologi, kita dapat menjumpai beberapa teori tentang motivasi (motivation) dan pemotivasian (motivating) yang diharapkan dapat membantu para manajer (baca: guru) untuk mengembangkan keterampilannya dalam memotivasi para siswanya agar menunjukkan prestasi belajar atau kinerjanya secara unggul. Kendati demikian, dalam praktiknya memang harus diakui bahwa upaya untuk menerapkan teori-teori tersebut atau dengan kata lain untuk dapat menjadi seorang motivator yang hebat bukanlah hal yang sederhana, mengingat begitu kompleksnya masalah-masalah yang berkaitan dengan perilaku individu (siswa), baik yang terkait dengan faktor-faktor internal dari individu itu sendiri maupun keadaan eksternal yang mempengaruhinya.

Terlepas dari kompleksitas dalam kegiatan pemotivasian tersebut, dengan merujuk pada pemikiran Wina Senjaya (2008), di bawah ini dikemukakan beberapa petunjuk umum bagi guru dalam rangka meningkatkan motivasi belajar siswa.

1.       Memperjelas tujuan yang ingin dicapai.

2.       Membangkitkan minat siswa.

3.       Ciptakan suasana yang menyenangkan dalam belajar.

4.       Berilah pujian yang wajar terhadap setiap keberhasilan siswa.

5.       Berikan penilaian.

6.       Berilah komentar terhadap hasil pekerjaan siswa.

7.       Ciptakan persaingan dan kerja sama.

Di samping beberapa petunjuk cara membangkitkan motivasi belajar siswa di atas, adakalanya motivasi itu juga dapat dibangkitkan dengan cara-cara lain yang sifatnya negatif seperti memberikan hukuman, teguran, dan kecaman, memberikan tugas yang sedikit berat (menantang). Namun, teknik-teknik semacam itu hanya bisa digunakan dalam kasus-kasus tertentu. Beberapa ahli mengatakan dengan membangkitkan motivasi dengan cara-cara semacam itu lebih banyak merugikan siswa. Untuk itulah seandainya masih bisa dengan cara-cara yang positif, sebaiknya membangkitkan motivasi dengan cara negatif dihindar.